对各行业在一定历史时期内口头流行的略语，如“三资”、“五包”、“四无”、“三种人”等，尽可能不写入志书。确有必要写时，首次出现时应括注其具体内容。

第十五条  文件只记标题，不引用文号，如文件名称不宜公开，可写“有关文件”。

第十六条     记述国家、朝代、政府机构、军队、区划名、职务职称名、学衔名、机关单位名时，采用历史称谓（当时称谓），在使用时要注意名称变化及其变化的对应时间。

历史朝代名称，以新版《辞海》附录的《中国历史纪年表》为准。随记述时间不同，原则使用当时当地的原名，地名括注今名，如“清朝”不称“满清”，“清廷”不称“清政府”，“国民政府”不称“伪政府”、“旧政府”。为防止政治性质的混淆，特殊时期部分政治实体须加政治性质判断：如民国时期，1912-1927年，北洋军阀统治的政府称“北洋政府”，军队称北洋政府军；北伐以前国共合作在广州建立的政府称“广州国民政府”，军队称“北伐军”；北伐后期汪精卫在武汉建立的政府称“武汉国民政府”，1927年蒋介石在南京建立的政府称“国民政府（与武汉国民政府并称时称“南京国民政府”）。1927-1937年，国民党方面称国民政府、国民党军队、国统区，共产党方面称苏维埃政府、红军、苏区。1937-1945年抗日战争中，国民政府迁都重庆仍称国民政府，军队泛称“国民党军队”，与日伪作战称“中国军队”，反共高潮时称“国民党顽固派军队”，统治地区称“国统区”；共产党建立的政府称“边区政府”、“抗日民主政府”，根据地称“抗日民主根据地”，军队称“八路军”、“新四军”；日伪在南京成立的傀儡政府称“日伪政府”（包括前期“日伪维新政府”）、“汪伪政府”，军队称“日伪军”，日军称“日本侵华军”而不称“日寇”（日军、伪军合称“日伪军”，中间不加顿号），日伪统治区称“敌占区”；同时出现时，可用“重庆国民政府”以区别“日伪南京政府”、“日伪南京维新政府”、“汪伪南京政府”。1946-1949年解放战争中，国民党方面称“国民政府”、“国民党军队”、“国统区”，共产党方面称解放区、解放区政府、解放军（1946年9月八路军、新四军改称“中国人民解放军”）。解放前泛指国民党党政军对人民的政策和统治活动时可称“国民党当局”。 1949年10月1日解放后，涉台用语遵照2002年中共中央台湾工作办公室、中共中央宣传部、中共中央对外宣传办公室联合下发的《关于正确使用涉台宣传用语的意见》执行，称台湾政权为“台湾当局”，运用1949年以后国外和港台报刊资料，须将其“中华民国政府”、“国府”的称谓改为“台湾当局”。文化教育单位同样注意表述，台湾的“清华大学”称“台湾清华大学”，“国立台湾大学”称“台湾大学”。原文引录除外，但需加引号（所谓义）。

第十七条  如出现人物的原职务，“原职务”置机构之后，如称“宿迁市总工会原主席”，不称“原宿迁市总工会主席”。

第十八条  涉及外国用名、地区名、语种、党派、社团、机构、人名、报刊、著作名等，一律先写中文名，其译名均以新华通讯社的译名或社会上公认的译名为准。首次在志书中出现时，须括注其外文原名。

第十九条  记述动物、植物、矿物等名称时，应书写其标准学名，必要时括注其拉丁文、当地俗名。科技术语、名词及名称，凡已有中文定名的，一律采用中文名称，括注外文原名全称；尚未确定中文名称的，可采用比较接近原文含义的临时名称，并括注外文原名。

第二十条  使用地名应用当时名称，并在各章第一次出现时括注志书下限时的名称。

第二十一条  对中华人民共和国成立后历次政治运动的称谓，按1981年6月中共十一届六中全会通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》中的提法表述。如：“三反”运动、“五反”运动、“大跃进”运动、人民公社化运动、“反右倾”运动、社会主义教育运动、“批林批孔”运动、“批邓、反击右倾翻案风”运动、“共产风”、“左”倾错误、“左”的偏差、极左思潮、“反右倾”斗争、“右派分子”、“文化大革命”、“党内走资本主义道路当权派”、“无产阶级专政下继续革命的理论”等。不能将“文化大革命”称为“十年浩劫”、“十年动乱”、“文革”；不称“左”的路线、极左路线等。

第二十二条  专门术语、产品及商品名称要使用国务院或主管部门颁发的规范用语，一般以各专业辞典正条为准。尚无规范的术语或难懂的冷僻词要适当作注释。

第二十三条  “中华人民共和国”只用全称。中华人民共和国成立后，除引文外不称“新中国”。表达“中华人民共和国成立”不能用“新中国成立”、“建国”、“解放”等词语替代；表达中华人民共和国成立后的时间概念，不能用“新中国成立后”、“建国后”、“解放后”等词语替代。

第二十四条  国内外行政区划名的使用以中国地图出版社出版的最新行政区划地图为准。某行政区划名或小地名首次出现时，应冠以上一级行政区划名直到省的名称。